Digitalizacja dokumentów to proces coraz bardziej popularny zarówno w środowisku biznesowym, jak i prywatnym. Ze względu na rosnącą potrzebę przechowywania danych w postaci elektronicznej, coraz więcej osób korzysta z urządzeń do skanowania dokumentów. Aby jednak skan był czytelny, łatwy do przeglądania i zawierał wszystkie niezbędne szczegóły, ważne jest prawidłowe skorzystanie ze skanerów dokumentowych. Pomijanie jakichkolwiek kroków inicjowania procesu skanowania czy też niewłaściwe jego wykonanie może prowadzić do niewyraźnych skanów, których nie da się odczytać ani zrozumieć. W tym artykule dowiesz się, jak prawidłowo skanować dokumenty, aby zachować ich jakość i czytelność.
Zdecydowanie jednym z najważniejszych elementów skanowania jest wybór odpowiedniego skanera. Skanery dokumentowe permamentnie rejestrują obrazy, dlatego też wybór odpowiedniego urządzenia jest kluczowy dla jakości skanów. Ważne jest, aby skorzystać z nowoczesnego, wydajnego skanera, który oferuje wysoką rozdzielczość. Najlepsze skanery dokumentowe na rynku to te, które oferują minimum 600 dpi.
Optymalne ustawienia skanera
Jeśli chcemy uzyskać jak najlepszą jakość skanów, musimy zwrócić uwagę na ustawienia naszego skanera. Większość skanerów dokumentowych umożliwia nam wybór rozdzielczości skanowania. Podstawową zasadą jest, że im wyższa rozdzielczość, tym lepsza jakość obrazu, ale także większy rozmiar pliku. Często warto jednak poświęcić trochę pamięci na rzecz lepszego obrazu. Dla większości dokumentów warto wybrać rozdzielczość 300 dpi. W przypadku dokumentów z małym drukiem czy szczegółowymi rysunkami zalecane jest skanowanie z rozdzielczością 600 dpi.
Następnie warto zwrócić uwagę na wybór formatu skanowanej strony. W większości przypadków najlepszym rozwiązaniem będzie skanowanie do formatu PDF. Format ten jest bowiem najbardziej uniwersalny i zapewnia łatwość w przesyłaniu i udostępnianiu plików. Jednak w pewnych sytuacjach, na przykład przy skanowaniu zdjęć, warto rozważyć skanowanie do formatu jpeg, który zapewni lepszą jakość obrazu.
Prawidłowe przygotowanie dokumentów do skanowania
Prawidłowe przygotowanie dokumentów do skanowania jest równie ważne, co ustawienia skanera. Przed umieszczeniem dokumentów na skanerze dokumentowym należy je dokładnie przygotować. Dokumenty powinny być czyste i wolne od zagnieceń czy podniszczeń. Jeśli skanujesz książkę lub inny dokument z dość mocnym grzbietem, najpierw staraj się go wyprostować, aby skaner mógł odczytać całą zawartość strony. Dodatkowo, jeśli skanujesz wiele stron na raz, upewnij się, że są one odpowiednio ułożone i nie nachodzą na siebie.
Równie ważne jest, by przed skanowaniem sprawdzić, czy wszystkie strony są na swoim miejscu i czy żadna nie została pominięta. To pomoże uniknąć powtórnego skanowania documentów i oszczędzi nam czas. Ostatnim, ale nie mniej ważnym punktem na liście przygotowań do skanowania jest sprawdzenie, czy skaner jest czysty. Brud, kurz czy inne zanieczyszczenia mogą wpływać na jakość skanów.
Proces skanowania dokumentów nie jest skomplikowany, ale wymaga odpowiedniego przygotowania i stosowania się do pewnych zasad. Wybranie odpowiedniego skanera, dobranie optymalnych ustawień, właściwe przygotowanie dokumentów – to wszystko mają wpływ na czytelność i jakość uzyskanych skanów. Warto zadbać o każdy z tych aspektów, aby skanowanie dokumentów było efektywne, a uzyskane skany satysfakcjonujące.
Należy jednak pamiętać, że dobrze przeprowadzony proces skanowania to tylko połowa sukcesu. Co najmniej równie ważne jest przechowywanie, organizowanie i zabezpieczanie tak uzyskanych skanów. Na to jednak temat poświęcimy inny artykuł. Tymczasem, zachęcamy do korzystania z rad z niniejszego tekstu, aby skanowanie dokumentów stało się prostsze i przynosiło lepsze efekty.